Eine Verfahrensdokumentation ist unerlässlich, um nachzuweisen, dass bei der Verarbeitung digitaler Dokumente die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung (AO) und den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) erfüllt werden.
Sie sind rechtlich verpflichtet, eine solche Dokumentation zu führen. Besonders wichtig ist es, auch die Prozesse rund um die Fibu-Auslese mit JTL2Datev darin zu hinterlegen, da teilweise die Daten potenziell auf dem Weg bis zum Einlesen der Daten verändert werden können z. B. nach dem Versand der Daten per E-Mail und vor dem Einlesen durch die Steuerverantwortlichen.
Warten Sie nicht, starten Sie direkt mit einem ersten Anlauf für eine Verfahrensdokumentation
Beginnen Sie ab dem nächsten Monat, das Vorgehen stichpunktartig zu dokumentieren. Notieren Sie detailliert, wer für welche Aufgaben zuständig ist, wie diese Aufgaben durchgeführt werden und an welchem Ort die relevanten Dokumente und Daten gespeichert werden.
Eine präzise Aufzeichnung dieser Informationen ist entscheidend, um den gesamten Prozess nachvollziehbar zu machen und eventuelle Lücken frühzeitig zu identifizieren. Außerdem hilft eine solche Dokumentation auch bei der Einarbeitung von neuen Mitarbeitern.
